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Documentar vacaciones, permisos e incapacidades permite que una empresa sepa por qué se ausentó una persona, qué periodo fue autorizado, cómo debe registrarse en nómina y cuándo debe reincorporarse.
El problema comienza cuando todas las ausencias se administran mediante mensajes aislados:
“Mañana no podré ir.”
“¿Me tomas el viernes a cuenta de vacaciones?”
“Fui al médico, después te mando la receta.”
El supervisor responde “está bien”, la persona se ausenta y meses después nadie recuerda si se trató de vacaciones, un permiso con sueldo, un permiso sin sueldo, una falta justificada o una incapacidad expedida por el IMSS.
WhatsApp puede servir para comunicar una ausencia. Lo que no debería hacer es convertirse en el único archivo laboral de la empresa. Para documentar vacaciones correctamente se necesitan solicitudes, autorizaciones, constancias, comprobantes y registros que coincidan con la nómina y el expediente de cada trabajador.
Vacaciones, permisos e incapacidades: ¿cuál es la diferencia?
Aunque las tres situaciones implican que una persona deja de prestar sus servicios durante determinadas horas o días, su origen y sus efectos son distintos.
Vacaciones
Son un periodo anual de descanso pagado generado por la antigüedad de la persona trabajadora.
No son un premio, una cortesía ni una ausencia que la empresa pueda conceder únicamente cuando le resulte conveniente. Son un derecho laboral que debe disfrutarse conforme a los plazos y condiciones establecidos legalmente.
Permiso laboral
Es una autorización para ausentarse durante un tiempo determinado.
Puede derivar de:
- La Ley Federal del Trabajo.
- El contrato individual.
- El Reglamento Interior de Trabajo.
- Un contrato colectivo.
- Una política empresarial.
- Una prestación superior.
- Un acuerdo particular.
Dependiendo del supuesto, puede ser con goce de sueldo, sin goce de sueldo o aplicarse a días disponibles de vacaciones.
Incapacidad laboral
Es el periodo durante el cual una persona no puede realizar su trabajo por una condición médica reconocida por la institución de seguridad social correspondiente.
Puede originarse por:
- Enfermedad general.
- Accidente no laboral.
- Riesgo de trabajo.
- Enfermedad profesional.
- Maternidad.
- Licencias médicas especiales.
La incapacidad no debe registrarse simplemente como permiso personal ni descontarse automáticamente de las vacaciones.
¿Por qué es importante documentar vacaciones y ausencias?
Una administración ordenada permite identificar:
- La causa de la ausencia.
- Las fechas autorizadas.
- El número de días utilizados.
- El saldo de vacaciones.
- Si existe goce de sueldo.
- Quién autorizó el periodo.
- Qué documento presentó la persona.
- Cómo debe registrarse en la nómina.
- La fecha de reincorporación.
- Si se requiere seguimiento adicional.
La Ley Federal del Trabajo obliga a la parte empleadora a conservar comprobantes de vacaciones, primas, salarios, controles de asistencia y pagos de seguridad social. Cuando no presenta documentos que estaba obligada a conservar, determinados hechos señalados por la persona trabajadora pueden presumirse ciertos, salvo prueba en contrario.
Estos registros deben incorporarse o vincularse con el expediente laboral de cada trabajador.
¿Cuántos días de vacaciones corresponden en México?
Después de cumplir más de un año de servicios, la persona trabajadora tiene derecho a un periodo anual de vacaciones pagadas no inferior a doce días laborables.
El periodo aumenta dos días por cada año posterior hasta llegar a veinte. A partir del sexto año, aumenta dos días por cada cinco años adicionales de servicios.
| Antigüedad | Días mínimos de vacaciones |
|---|---|
| 1 año | 12 días |
| 2 años | 14 días |
| 3 años | 16 días |
| 4 años | 18 días |
| 5 años | 20 días |
| De 6 a 10 años | 22 días |
| De 11 a 15 años | 24 días |
| De 16 a 20 años | 26 días |
| De 21 a 25 años | 28 días |
| De 26 a 30 años | 30 días |
Cuando se trate de personas trabajadoras de temporada o que prestan servicios discontinuos, el periodo debe calcularse proporcionalmente conforme a los días trabajados durante el año.
¿Las vacaciones deben disfrutarse de manera continua?
La persona trabajadora debe poder disfrutar al menos doce días continuos de vacaciones.
También puede decidir distribuir su periodo de acuerdo con sus necesidades. Por ello, la empresa no debería dividir automáticamente todos los días en ausencias aisladas, retardos, citas médicas o emergencias personales.
La finalidad de las vacaciones es permitir un descanso efectivo. Convertirlas en la caja chica de todas las ausencias puede dejar a la persona sin un periodo real de desconexión.
¿Pueden pagarse las vacaciones en lugar de disfrutarse?
No durante la relación laboral.
La Ley Federal del Trabajo establece que las vacaciones no pueden sustituirse por una remuneración. La empresa debe permitir que el descanso sea efectivamente disfrutado.
Cuando la relación termina antes de cumplirse el año o existen periodos proporcionales pendientes, debe pagarse la cantidad correspondiente al tiempo trabajado.
No es correcta una política como:
“Aquí nadie sale de vacaciones, pero cada año se las pagamos.”
El depósito no sustituye el descanso. Solo convierte el incumplimiento en uno con comprobante bancario.
¿Qué es la prima vacacional?
Además del salario correspondiente al periodo vacacional, la persona tiene derecho a una prima no inferior al 25 %.
El comprobante de pago debería permitir identificar:
- El periodo al que corresponden las vacaciones.
- El número de días.
- El salario utilizado.
- El importe del periodo vacacional.
- El porcentaje de prima.
- La cantidad pagada.
- La fecha de pago.
Si el contrato, la política o la práctica empresarial reconoce una prima superior, debe aplicarse la prestación más favorable acordada.
¿Cuándo deben concederse las vacaciones?
Las vacaciones deben concederse dentro de los seis meses siguientes al cumplimiento del año de servicios.
La empresa también debe entregar anualmente una constancia que indique:
- La antigüedad de la persona trabajadora.
- El periodo de vacaciones que le corresponde.
- La fecha en que deberá disfrutarlo.
Para documentar vacaciones adecuadamente conviene mantener un calendario por fecha de ingreso y no únicamente por año natural.
El sistema puede generar alertas antes de que venza el plazo de seis meses. Descubrir en diciembre que cinco personas debieron descansar desde marzo no es planeación; es arqueología administrativa.
¿Qué debe contener una solicitud de vacaciones?
Un formato para documentar vacaciones puede incluir:
- Nombre completo.
- Número de empleado.
- Puesto y área.
- Fecha de ingreso.
- Antigüedad.
- Periodo anual generado.
- Días disponibles.
- Fechas solicitadas.
- Último día de trabajo.
- Fecha de reincorporación.
- Número de días utilizados.
- Saldo restante.
- Firma o aceptación de la persona trabajadora.
- Nombre de quien autoriza.
- Fecha de autorización.
- Observaciones.
También debe existir una respuesta o constancia de autorización.
La solicitud demuestra qué pidió la persona. La autorización demuestra qué aprobó la empresa. Son dos momentos distintos y conviene no reducirlos a una captura de pantalla donde solo aparece “va”.
¿Quién decide la fecha de las vacaciones?
La empresa debe coordinar el periodo con la persona trabajadora, respetar su derecho a disfrutar al menos doce días continuos y conceder las vacaciones dentro de los seis meses posteriores al aniversario laboral.
Puede establecer procedimientos para:
- Presentar solicitudes con anticipación.
- Evitar que un área completa se ausente simultáneamente.
- Atender periodos de alta demanda.
- Resolver solicitudes coincidentes.
- Modificar fechas previamente aprobadas.
- Consultar saldos.
Ese procedimiento no debería utilizarse para negar sistemáticamente todas las fechas solicitadas o aplazar indefinidamente el descanso.
¿Pueden otorgarse vacaciones anticipadas?
La empresa y la persona trabajadora pueden acordar que se utilicen días antes de que se genere formalmente el periodo correspondiente.
Para documentar vacaciones anticipadas debe señalarse:
- Cuántos días se adelantan.
- A qué periodo futuro se aplicarán.
- Qué saldo quedará pendiente.
- Qué sucederá si termina la relación antes de generarlos.
- Que el acuerdo no reduce derechos mínimos.
No debería presumirse que cualquier ausencia personal será cargada automáticamente a vacaciones futuras.
¿Qué es un permiso laboral?
Un permiso laboral es una autorización para que una persona se ausente durante determinadas horas o días.
Puede solicitarse por:
- Trámites personales.
- Citas médicas.
- Emergencias familiares.
- Eventos escolares.
- Fallecimiento de un familiar.
- Mudanza.
- Nacimiento o adopción.
- Situaciones contempladas en políticas internas.
La empresa debe identificar si el permiso:
- Está previsto legalmente.
- Forma parte del contrato.
- Se encuentra en el Reglamento Interior.
- Es una prestación empresarial.
- Será excepcional.
- Es con o sin goce de sueldo.
- Se aplicará a vacaciones disponibles.
El contrato y el Reglamento Interior cumplen funciones distintas. Consulta la guía sobre carta oferta, contrato laboral y Reglamento Interior de Trabajo.
Permiso con goce de sueldo
Durante un permiso con goce, la persona conserva el salario correspondiente.
Puede derivar de una obligación legal o de una prestación superior establecida por la empresa.
Un ejemplo es el permiso de paternidad. La Ley Federal del Trabajo obliga a conceder cinco días laborables con goce de sueldo a los hombres trabajadores por el nacimiento de sus hijos o por la adopción de un infante.
La empresa puede ofrecer permisos pagados adicionales, pero debería establecer claramente:
- En qué casos proceden.
- Cuántos días corresponden.
- Qué documentación puede solicitarse.
- Quién autoriza.
- Si existe un límite anual.
- Cómo deben registrarse en nómina.
Permiso sin goce de sueldo
Durante este periodo, la persona se ausenta con autorización, pero no recibe el salario correspondiente, salvo que exista una norma o prestación que indique lo contrario.
El documento debe señalar expresamente:
- Que el permiso fue solicitado voluntariamente.
- Las fechas y horarios.
- Que será sin goce de sueldo.
- Los efectos en la nómina.
- La fecha de reincorporación.
- Las condiciones especiales acordadas.
No conviene efectuar el descuento y explicar después que “se entendía” que el permiso no era pagado.
Permiso a cuenta de vacaciones
Una persona puede solicitar que una ausencia se aplique a sus días disponibles de vacaciones.
Antes de autorizarlo, debe verificarse que:
- Exista saldo suficiente.
- La persona lo haya solicitado expresamente.
- Se identifique el periodo utilizado.
- Se actualice el saldo.
- Se registre correctamente en nómina.
- Se respete el derecho al periodo continuo aplicable.
La empresa no debería modificar semanas después una falta o un permiso para convertirlo unilateralmente en vacaciones.
¿Qué debe contener una solicitud de permiso?
El formato puede incluir:
- Nombre, puesto y área.
- Fecha de solicitud.
- Fecha y horario de la ausencia.
- Duración.
- Motivo general.
- Tipo de permiso.
- Con goce de sueldo.
- Sin goce de sueldo.
- A cuenta de vacaciones.
- Documentación presentada.
- Actividades que requieren cobertura.
- Firma o aceptación.
- Resolución y autorización.
La empresa debe pedir únicamente la información necesaria. No hace falta convertir cada permiso en una autobiografía ilustrada con anexos.
Permisos y licencias previstos legalmente
Existen situaciones que no deben procesarse como un permiso personal ordinario.
Entre ellas se encuentran:
- Permiso de paternidad.
- Descansos relacionados con maternidad.
- Descanso por adopción para madres trabajadoras.
- Licencias para madres o padres de menores diagnosticados con cáncer.
- Periodos derivados de una declaración especial de ausencia.
- Incapacidades y licencias expedidas por el IMSS.
Las madres trabajadoras tienen derecho a seis semanas de descanso anteriores y seis posteriores al parto. Bajo las condiciones médicas correspondientes, pueden transferirse hasta cuatro semanas del periodo prenatal al posterior.
En caso de adopción, las madres trabajadoras tienen derecho a seis semanas de descanso con goce de sueldo después de recibir al infante.
¿Qué es una incapacidad temporal para el trabajo?
Es el periodo certificado durante el cual una persona no puede desempeñar sus actividades por enfermedad, accidente, maternidad o un riesgo laboral.
La Ley Federal del Trabajo contempla la incapacidad temporal por enfermedad o accidente no laboral como una causa de suspensión temporal de las obligaciones de prestar el servicio y pagar el salario, en los términos determinados por la legislación de seguridad social.
La persona debe reincorporarse al día siguiente de la fecha en que termine la causa de suspensión, salvo que exista una nueva incapacidad o condición debidamente documentada.
Diferencia entre receta, constancia médica e incapacidad del IMSS
Una receta médica demuestra que un profesional prescribió un tratamiento. Una constancia puede señalar que una persona acudió a consulta. Ninguno de esos documentos sustituye automáticamente el certificado de incapacidad expedido o reconocido por el IMSS.
Una constancia particular puede ayudar a explicar una ausencia conforme a la política de la empresa, pero no produce necesariamente los mismos efectos administrativos ni genera el subsidio correspondiente.
La empresa debería distinguir entre:
- Comprobante de consulta.
- Receta médica.
- Reposo recomendado.
- Certificado de incapacidad del IMSS.
- Calificación de riesgo de trabajo.
- Continuación de incapacidad.
No todo papel con estetoscopio impreso es una incapacidad.
Tipos de incapacidad y pago del subsidio
| Tipo | Inicio del subsidio | Porcentaje general | Aspectos principales |
|---|---|---|---|
| Enfermedad general | A partir del cuarto día | 60 % del último salario diario de cotización | Requiere semanas previas de cotización |
| Riesgo de trabajo | Desde el primer día | 100 % del salario de cotización | No exige semanas previas para el subsidio |
| Maternidad | Durante el periodo certificado | 100 % del último salario diario de cotización | Generalmente comprende 84 días y exige requisitos específicos |
Estos porcentajes corresponden al subsidio previsto por la Ley del Seguro Social. La empresa también debe revisar si existe alguna prestación superior, complemento salarial o política interna aplicable.
Incapacidad por enfermedad general
En una enfermedad no profesional, el IMSS paga el subsidio a partir del cuarto día de incapacidad.
El importe general equivale al 60 % del último salario diario de cotización, siempre que se cumplan las semanas de cotización exigidas.
Los primeros tres días no generan el subsidio ordinario del IMSS. La empresa puede contar con una política o prestación que cubra esos días, pero debe estar claramente definida y aplicarse de manera uniforme.
El subsidio puede otorgarse hasta por 52 semanas y, previo dictamen del Instituto, prorrogarse hasta 26 semanas adicionales.
Incapacidad por riesgo de trabajo
Cuando el accidente o enfermedad se relaciona con el trabajo, la persona asegurada puede recibir el 100 % del salario en el que cotizaba al ocurrir el riesgo, mientras dure la incapacidad temporal dentro de los límites legales.
La empresa debe documentar:
- Fecha y hora del accidente.
- Lugar.
- Actividad realizada.
- Personas presentes.
- Descripción inicial de los hechos.
- Atención médica proporcionada.
- Avisos y formatos presentados ante el IMSS.
- Calificación emitida.
- Días de incapacidad.
- Medidas correctivas.
No conviene presentar automáticamente un accidente laboral como enfermedad general ni presionar a la persona para que declare una versión distinta.
Cuando exista una incidencia relevante, puede ser necesario elaborar una acta administrativa laboral, sin utilizarla para atribuir responsabilidades antes de investigar.
Incapacidad por maternidad
La Ley del Seguro Social contempla un subsidio equivalente al 100 % del último salario diario de cotización durante 42 días anteriores y 42 días posteriores al parto.
Actualmente puede emitirse un certificado único por 84 días, sujeto a los requisitos y procedimientos del IMSS.
Para tener derecho al subsidio deben cumplirse, entre otros requisitos:
- Contar con las semanas de cotización exigidas.
- Certificar el embarazo y la fecha probable del parto.
- No realizar trabajo remunerado durante el periodo subsidiado.
Cuando la asegurada no reúne el requisito de cotizaciones semanales establecido en la Ley del Seguro Social, puede quedar a cargo de la parte empleadora el pago del salario íntegro correspondiente.
¿Qué documento debe entregar la persona trabajadora?
La empresa debe registrar los datos necesarios del certificado de incapacidad:
- Tipo de incapacidad.
- Folio o identificador.
- Fecha de expedición.
- Fecha de inicio.
- Número de días.
- Carácter inicial, subsecuente o recaída.
- Posible fecha de reincorporación.
- Documentos relacionados con el riesgo de trabajo.
No es necesario distribuir entre supervisores el diagnóstico completo ni detalles médicos innecesarios.
La información relacionada con la salud puede constituir un dato personal sensible. Consulta la guía sobre el aviso de privacidad para trabajadores.
¿Cómo debe registrar la empresa una incapacidad?
El procedimiento puede seguir estos pasos:
- Recibir el certificado o verificarlo en los medios disponibles.
- Registrar las fechas y número de días.
- Actualizar el control de asistencia.
- Informar a nómina.
- Identificar el tipo de incapacidad.
- Revisar si existe continuación.
- Resguardar el documento.
- Limitar el acceso a información médica.
- Confirmar la fecha de reincorporación.
- Dar seguimiento al riesgo de trabajo cuando corresponda.
El registro de la incapacidad debe coincidir con el control de jornada, asistencia y horas extraordinarias.
¿Puede sancionarse a alguien por presentar una incapacidad?
No debe sancionarse a una persona por ejercer legítimamente un derecho o presentar una incapacidad válida.
La empresa sí puede verificar:
- La autenticidad del documento.
- Las fechas.
- La institución emisora.
- La coincidencia con los registros.
- La existencia de modificaciones.
Cuando existan indicios objetivos de falsificación o alteración, debe realizarse una investigación antes de imponer cualquier medida.
¿Qué sucede si una incapacidad comienza durante las vacaciones?
Las vacaciones y la incapacidad responden a finalidades distintas. Si se presenta un certificado durante un periodo previamente autorizado, la empresa debe revisar las fechas, registrar la incapacidad y documentar por escrito cómo quedará el saldo vacacional.
No conviene ignorar la incapacidad ni asumir que todos los días continuarán consumiéndose como vacaciones sin efectuar una revisión.
Cómo documentar vacaciones, permisos e incapacidades paso a paso
1. Crea categorías separadas
No registres todo como “falta justificada”. Utiliza conceptos específicos para vacaciones, permisos pagados, permisos sin sueldo, incapacidades y riesgos de trabajo.
2. Define formatos
Prepara solicitudes, autorizaciones, constancias y controles de saldo.
3. Establece responsables
Determina quién recibe la solicitud, quién autoriza, quién actualiza el sistema y quién informa a nómina.
4. Integra los sistemas
Recursos Humanos, asistencia y nómina deben registrar la misma versión de la ausencia.
5. Entrega constancias
Para documentar vacaciones, la empresa debe entregar la constancia anual de antigüedad, periodo y fecha de disfrute.
6. Protege la información médica
Restringe el acceso a diagnósticos, certificados y datos sensibles.
7. Actualiza saldos
Después de cada autorización, registra los días utilizados y los restantes.
8. Conserva comprobantes
Guarda solicitudes, autorizaciones, recibos, certificados y evidencia de reincorporación.
9. Revisa periódicamente
Identifica vacaciones próximas a vencer, incapacidades abiertas y permisos pendientes de aclaración.
Documentos recomendables
Para documentar vacaciones, permisos e incapacidades pueden utilizarse:
- Constancia anual de vacaciones.
- Solicitud de vacaciones.
- Autorización de vacaciones.
- Control individual de saldo.
- Calendario de vacaciones.
- Solicitud de permiso.
- Autorización con goce de sueldo.
- Autorización sin goce de sueldo.
- Autorización a cuenta de vacaciones.
- Registro de incapacidad.
- Reporte de accidente.
- Constancia de reincorporación.
- Recibos de nómina y prima vacacional.
- Política de ausencias.
- Reglamento Interior de Trabajo.
Estos documentos forman parte de un sistema más amplio. Consulta los documentos laborales que toda empresa debería tener en México.
Errores frecuentes
- Administrar todas las ausencias por WhatsApp.
- No entregar la constancia anual de vacaciones.
- Negar indefinidamente el descanso.
- Pagar vacaciones sin permitir disfrutarlas.
- Dividir automáticamente todo el periodo.
- Aplicar permisos a vacaciones sin solicitud expresa.
- No informar si un permiso será sin sueldo.
- Confundir una receta con una incapacidad del IMSS.
- Registrar un riesgo laboral como enfermedad general.
- Solicitar diagnósticos médicos innecesarios.
- Compartir certificados en grupos de mensajería.
- Descontar días sin coordinación con nómina.
- No actualizar los saldos.
- No registrar la reincorporación.
- Modificar semanas después la naturaleza de la ausencia.
Preguntas frecuentes
¿La empresa puede negar vacaciones?
Puede coordinar las fechas conforme a las necesidades operativas, pero debe conceder el periodo dentro de los seis meses posteriores al aniversario laboral y respetar los días correspondientes.
¿Los días de descanso cuentan como vacaciones?
Las vacaciones se reconocen en días laborables. Para calcular el periodo deben considerarse los días en que la persona normalmente habría prestado servicios conforme a su jornada y calendario.
¿Puede descontarse una falta de las vacaciones?
No debería hacerse unilateralmente. La persona debe solicitar o aceptar expresamente que la ausencia se aplique a su saldo disponible.
¿Una receta médica justifica una falta?
Puede ayudar a explicar una ausencia conforme a las políticas internas, pero no sustituye automáticamente una incapacidad expedida por el IMSS ni genera el mismo subsidio.
¿Quién paga los primeros tres días de una enfermedad general?
El subsidio ordinario del IMSS comienza a partir del cuarto día. Los primeros tres días pueden quedar sin subsidio, salvo que exista una política, prestación o acuerdo empresarial que otorgue un pago adicional.
¿Una incapacidad puede descontarse de vacaciones?
No debe tratarse automáticamente como vacaciones. La incapacidad y el descanso vacacional tienen causas y efectos distintos.
¿Puede pedirse el diagnóstico completo?
La empresa debe limitarse a la información necesaria para registrar la incapacidad, administrar la ausencia y cumplir sus obligaciones. La información médica requiere protección especial.
¿Qué pasa si una persona no regresa al terminar la incapacidad?
La empresa debe verificar si existe una continuación, una nueva valoración o una explicación. Si no existe documentación, puede registrar la ausencia e iniciar el procedimiento correspondiente sin alterar retroactivamente los hechos.
¿Las vacaciones pendientes se pagan al terminar la relación?
Sí deben revisarse los días generados, proporcionales y no disfrutados dentro del cálculo final. Consulta la diferencia entre finiquito y liquidación laboral.
Controla las ausencias con documentos claros
Documentar vacaciones, permisos e incapacidades permite evitar diferencias entre la solicitud, el control de asistencia, la nómina y el expediente laboral.
La empresa debe distinguir cada tipo de ausencia, utilizar formatos específicos, actualizar saldos, proteger la información médica y conservar evidencia de las autorizaciones y pagos.
El Paquete Blindaje Legal de Colabora Legal reúne 25 documentos editables y un manual de uso para apoyar la contratación, operación, control interno y terminación de relaciones laborales.
Conoce el Paquete Blindaje Legal
Para consultar las disposiciones vigentes, revisa la Ley Federal del Trabajo, la Ley del Seguro Social y la información oficial del IMSS sobre pago de incapacidades.
Aviso: Este contenido es informativo y no sustituye una asesoría jurídica personalizada. Las vacaciones, permisos, incapacidades, subsidios y efectos en nómina deben revisarse conforme a los documentos, prestaciones y circunstancias particulares de cada relación laboral.