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Contratar al primer empleado representa un momento importante para cualquier negocio. Significa que la operación está creciendo, pero también que comienzan responsabilidades laborales, fiscales, administrativas y de seguridad social.
Muchas empresas realizan esta primera contratación de manera informal:
“Empieza el lunes y después arreglamos los papeles.”
El problema es que la relación laboral no comienza cuando el contador termina la nómina, cuando se firma el contrato o cuando se abre el expediente. Puede comenzar desde el momento en que una persona presta un trabajo personal subordinado a cambio de un salario.
Por eso, la mejor oportunidad para organizar la contratación del primer empleado es antes de que empiece a trabajar. Corregir después siempre es posible; normalmente también es más caro, más lento y bastante menos divertido.
¿Qué obligaciones aparecen al contratar al primer empleado?
La contratación puede generar obligaciones relacionadas con:
- Formalización de las condiciones de trabajo.
- Registro patronal.
- Inscripción ante el IMSS.
- Aportaciones al Infonavit.
- Emisión de comprobantes de nómina.
- Retenciones fiscales.
- Control de jornada y asistencia.
- Vacaciones, aguinaldo y prima vacacional.
- Seguridad y salud en el trabajo.
- Protección de datos personales.
- Integración y conservación del expediente laboral.
No todas las empresas requieren la misma estructura, pero ninguna debería considerar que tener solamente un contrato descargado equivale a cumplir todas sus obligaciones.
1. Confundir a un trabajador con un prestador de servicios
Uno de los errores más frecuentes al contratar al primer empleado es utilizar un contrato de prestación de servicios para una persona que, en la práctica, trabajará de manera subordinada.
La Ley Federal del Trabajo establece que existe una relación laboral cuando una persona presta un trabajo personal subordinado a otra mediante el pago de un salario, cualquiera que sea el nombre o acto que le haya dado origen.
Puede haber indicios de subordinación cuando la persona:
- Debe cumplir un horario fijado por la empresa.
- Recibe instrucciones permanentes.
- Tiene un jefe directo.
- Debe solicitar permisos para ausentarse.
- Está sujeta a controles de asistencia.
- Ocupa un puesto dentro del organigrama.
- Realiza actividades permanentes del negocio.
- Utiliza principalmente herramientas de la empresa.
- Está sujeta a medidas disciplinarias.
- Recibe pagos periódicos por su disponibilidad y trabajo.
No toda persona proveedora es trabajadora. Una prestación independiente puede ser válida cuando existe autonomía real para organizar el servicio, utilizar recursos propios, atender a otros clientes y cumplir entregables sin dirección laboral permanente.
La diferencia depende de cómo funciona la relación, no únicamente del título colocado en el archivo.
Llamar “consultor independiente” a alguien que tiene jefe, horario, escritorio y autorización para irse de vacaciones no constituye una estrategia jurídica particularmente revolucionaria.
Consulta la diferencia entre contrato laboral y prestación de servicios.
2. Permitir que la persona comience sin contrato
Algunas empresas esperan varias semanas para preparar el contrato porque desean comprobar primero si la persona “funciona”.
Sin embargo, la falta del documento no impide que exista una relación laboral. La legislación establece que las condiciones de trabajo deben constar por escrito cuando no exista un contrato colectivo aplicable y que deben prepararse al menos dos ejemplares, uno para cada parte.
El contrato del primer empleado debería estar listo antes de su ingreso o, como máximo, al comenzar la relación.
Debe indicar, entre otros aspectos:
- Identidad de las partes.
- Fecha de ingreso.
- Tipo de relación laboral.
- Puesto.
- Actividades.
- Lugar de trabajo.
- Jornada.
- Salario.
- Forma y fecha de pago.
- Días de descanso.
- Vacaciones.
- Prestaciones.
- Capacitación.
- Designación de beneficiarios.
Dejarlo para después puede generar diferencias sobre:
- La fecha real de ingreso.
- El salario acordado.
- Las funciones.
- La duración de la contratación.
- El horario.
- Las prestaciones ofrecidas.
- La modalidad presencial, híbrida o remota.
La empresa no evita obligaciones por no firmar. Únicamente pierde claridad y evidencia.
Consulta qué debe contener un contrato laboral descargable en México.
3. No identificar correctamente quién será el patrón
Antes de contratar al primer empleado, debe definirse qué persona física o moral será responsable de la relación laboral.
Muchas empresas utilizan indistintamente:
- El nombre comercial.
- La marca.
- El nombre de una sucursal.
- El nombre personal del dueño.
- Una razón social distinta.
- Datos copiados de otro contrato.
La identidad de la parte empleadora debería guardar coherencia en:
- Carta oferta.
- Contrato laboral.
- Registro patronal.
- Alta ante el IMSS.
- Comprobantes fiscales de nómina.
- Transferencias salariales.
- Aviso de privacidad.
- Cartas y documentos laborales.
- Comprobantes de aportaciones.
Si el contrato menciona a una sociedad, el comprobante de nómina a otra y la transferencia llega desde la cuenta personal de un tercero, el expediente comienza su vida con una crisis de identidad.
4. Utilizar un contrato temporal sin una causa válida
Algunas empresas consideran que el primer empleado debe contratarse automáticamente por tres o seis meses para evitar una relación permanente.
La legislación permite relaciones:
- Por obra determinada.
- Por tiempo determinado.
- Por temporada.
- Por tiempo indeterminado.
- Con periodo de prueba, cuando proceda.
- Con capacitación inicial, cuando corresponda.
Si no existe una estipulación expresa, la relación se considera por tiempo indeterminado.
El tiempo determinado puede justificarse, entre otros supuestos, cuando:
- La naturaleza del trabajo lo exige.
- Se sustituye temporalmente a otra persona.
- Existe un supuesto expresamente previsto por la legislación.
No basta con colocar una fecha de terminación porque la empresa todavía no sabe si desea conservar al trabajador.
Cuando el puesto responde a una necesidad permanente, la utilización repetida de contratos temporales puede contradecir la realidad de la relación.
El contrato debe adaptarse al trabajo. El trabajo no debería deformarse para caber dentro del formato que apareció primero en Google.
5. Considerar que los primeros tres meses siempre son de prueba
El periodo de prueba no existe automáticamente ni se crea mediante una conversación verbal.
Puede establecerse en relaciones por tiempo indeterminado o cuya duración exceda de 180 días.
Como regla general:
- No puede superar treinta días.
- Puede ampliarse hasta 180 días para determinados puestos directivos, gerenciales, administrativos o especializados.
- Debe constar por escrito.
- Debe garantizarse la seguridad social.
- Deben pagarse salario y prestaciones.
- No puede aplicarse repetidamente a la misma persona dentro de la empresa.
- Debe utilizarse para verificar conocimientos o requisitos necesarios para el puesto.
La capacitación inicial es una modalidad diferente. Puede durar hasta tres meses o hasta seis meses en determinados puestos y también debe documentarse por escrito.
Decirle al primer empleado “estás tres meses a prueba” no crea por sí solo un periodo legalmente estructurado. Crea una frase que después ambas partes probablemente recordarán de manera distinta.
6. Dar de alta al trabajador en el IMSS después de varias semanas
La inscripción del primer empleado no debería depender de que termine una etapa informal, una capacitación verbal o un supuesto periodo sin contrato.
Cuando existe un servicio remunerado, personal y subordinado, la empresa debe revisar su registro patronal y la inscripción correspondiente ante el IMSS.
La Ley del Seguro Social obliga a la parte empleadora a:
- Registrarse ante el Instituto.
- Inscribir a sus trabajadores.
- Comunicar altas, bajas y modificaciones salariales.
- Llevar registros de días trabajados y salarios.
- Determinar y enterar cuotas obrero-patronales.
- Conservar la documentación correspondiente.
Los avisos deben presentarse dentro de los plazos legales aplicables. En términos generales, la ley establece un plazo no mayor de cinco días hábiles para diversos movimientos afiliatorios; aun así, lo recomendable es realizar el alta desde el inicio para evitar periodos sin cobertura.
También deben conservarse comprobantes de:
- Alta.
- Reingresos.
- Modificaciones salariales.
- Incapacidades.
- Bajas.
- Pago de cuotas.
Registrar al trabajador después de que ocurre un accidente es una manera particularmente costosa de descubrir que “luego lo hacemos” no era un procedimiento.
El trámite oficial puede consultarse en el portal del IMSS para inscripción patronal y alta de trabajadores.
7. Ignorar las obligaciones relacionadas con Infonavit
Al registrar al primer empleado ante el IMSS también deben revisarse las obligaciones en materia de vivienda.
Entre ellas pueden encontrarse:
- Manifestar correctamente el salario diario integrado.
- Realizar aportaciones patronales.
- Verificar si la persona cuenta con un crédito.
- Aplicar las retenciones correspondientes cuando exista un aviso.
- Enterar los descuentos dentro de los periodos aplicables.
- Conservar avisos y comprobantes.
El Infonavit señala que las aportaciones patronales corresponden al 5 % del salario diario integrado y no deben descontarse del sueldo ordinario de la persona trabajadora.
Cuando exista un crédito, debe revisarse el aviso correspondiente para aplicar las retenciones correctamente. No conviene confiar únicamente en que la persona trabajadora informará verbalmente de su situación.
Consulta las obligaciones oficiales para empleadores ante el Infonavit.
8. Registrar un salario diferente al que realmente se paga
El salario del primer empleado debe guardar coherencia con:
- La carta oferta.
- El contrato.
- Los comprobantes de nómina.
- Las transferencias.
- Las comisiones.
- Los bonos habituales.
- El salario comunicado para efectos de seguridad social.
Cuando existen pagos variables, conviene documentar:
- Cómo se calculan.
- Cuándo se generan.
- Qué ventas u operaciones se consideran.
- Qué sucede con cancelaciones o devoluciones.
- Cuándo se pagan.
- Cómo aparecen en la nómina.
- Qué información puede verificar la persona trabajadora.
No es recomendable pagar una parte mediante nómina y otra mediante transferencias informales sin identificar correctamente su naturaleza.
Lo que la empresa denomina “apoyo”, “bono especial”, “compensación” o “depósito extra” puede seguir siendo relevante para determinar la remuneración real.
9. Pagar sin emitir comprobantes fiscales de nómina
Una transferencia bancaria no sustituye toda la documentación del pago.
La empresa debe poder demostrar:
- A quién pagó.
- Qué periodo cubrió.
- Cuál fue el salario.
- Qué prestaciones incluyó.
- Qué percepciones variables se pagaron.
- Qué deducciones se aplicaron.
- Cuándo se realizó el pago.
El SAT establece la obligación de expedir CFDI por concepto de nómina cuando personas físicas o morales realizan pagos por salarios o por un servicio personal subordinado.
El comprobante debe coincidir con la cantidad efectivamente pagada al primer empleado.
Una transferencia llamada “quincena”, seguida de depósitos denominados “extra”, “pendiente” y “lo demás”, puede ser entendible entre amigos. Para administrar una relación laboral, todavía admite ciertas mejoras.
Consulta la herramienta oficial del SAT para generar comprobantes electrónicos de nómina.
10. No definir claramente el puesto y las funciones
El contrato debe señalar los servicios que prestará la persona con la mayor precisión posible.
No es suficiente utilizar únicamente descripciones como:
- Ayudante general.
- Apoyo administrativo.
- Actividades diversas.
- Lo que requiera la empresa.
- Cualquier función asignada.
Estas expresiones pueden complementarse con actividades relacionadas con el puesto, pero debería existir una función principal claramente definida.
Antes de contratar al primer empleado, conviene preparar una descripción que incluya:
- Nombre del puesto.
- Área.
- Jefe inmediato.
- Objetivo general.
- Actividades principales.
- Responsabilidades.
- Resultados esperados.
- Herramientas utilizadas.
- Personal a cargo.
- Lugar de trabajo.
- Riesgos asociados.
- Información confidencial a la que tendrá acceso.
La descripción ayuda a seleccionar a la persona, explicar sus responsabilidades y reducir desacuerdos sobre actividades que nunca fueron comunicadas.
“Necesito que me ayudes con todo” no es una descripción de puesto. Es una señal de auxilio.
Las condiciones ofrecidas deben coincidir con la documentación de ingreso. Revisa la función de la carta oferta, el contrato laboral y el Reglamento Interior de Trabajo.
11. Establecer horarios sin revisar la jornada laboral
La jornada del primer empleado debe quedar definida por escrito y aplicarse de manera coherente.
El contrato debería señalar:
- Días laborales.
- Hora de entrada.
- Hora de salida.
- Periodo de descanso o alimentos.
- Turno.
- Día de descanso semanal.
- Procedimiento para cambios.
- Forma de autorizar horas extraordinarias.
- Posibles rotaciones.
Jornada laboral vigente durante 2026
La reforma publicada en mayo de 2026 estableció una reducción gradual de la jornada semanal. Durante 2026 se mantiene el límite transitorio de 48 horas semanales.
| Año | Jornada semanal máxima |
|---|---|
| 2026 | 48 horas |
| 2027 | 46 horas |
| 2028 | 44 horas |
| 2029 | 42 horas |
| 2030 | 40 horas |
La duración diaria continúa diferenciándose según el tipo de jornada:
- Diurna: ocho horas.
- Nocturna: siete horas.
- Mixta: siete horas y media.
La reducción gradual no puede utilizarse para disminuir salarios o prestaciones.
También deben documentarse correctamente:
- Entradas y salidas.
- Retardos.
- Faltas.
- Descansos.
- Cambios de turno.
- Trabajo extraordinario.
- Trabajo en días de descanso.
- Autorizaciones.
Un horario escrito que nadie cumple es decoración corporativa, no control laboral.
Consulta cómo llevar un control de jornada laboral, asistencias y horas extra.
12. Recopilar documentos personales sin aviso de privacidad
Para contratar al primer empleado, la empresa normalmente solicita información como:
- Identificación oficial.
- CURP.
- RFC.
- Número de Seguridad Social.
- Comprobante de domicilio.
- Cuenta bancaria.
- Contactos de emergencia.
- Información médica o incapacidades.
- Documentos académicos.
- Datos de beneficiarios.
Esta información no debería recopilarse y almacenarse sin reglas ni controles.
La legislación sobre datos personales obliga a informar:
- Quién tratará los datos.
- Qué información se utilizará.
- Para qué finalidades.
- Con quién puede compartirse.
- Cómo pueden ejercerse los derechos correspondientes.
- Cómo se comunicarán los cambios al aviso.
La empresa debe implementar medidas administrativas, físicas y técnicas para reducir accesos no autorizados, pérdidas, alteraciones o divulgaciones.
Conviene:
- Solicitar solamente los datos necesarios.
- Entregar o poner a disposición el aviso de privacidad.
- Restringir el acceso al expediente.
- Proteger archivos físicos y digitales.
- Evitar compartir identificaciones en grupos de mensajería.
- No conservar documentación laboral en teléfonos personales.
- Establecer periodos de conservación y eliminación.
Guardar fotografías de identificaciones en el teléfono del dueño puede parecer práctico. También parece práctico dejar las llaves puestas en la puerta, pero quizá exista margen para mejorar el sistema.
Consulta la guía completa sobre el aviso de privacidad para trabajadores.
Error adicional: no integrar el expediente laboral desde el primer día
Aunque el artículo enumera doce errores principales, existe uno que reúne muchos de los anteriores: no crear un expediente desde el ingreso del primer empleado.
El contrato es importante, pero no es el único documento de la relación.
Un expediente puede contener:
- Solicitud de empleo o currículum.
- Identificación y datos administrativos.
- Carta oferta.
- Contrato firmado.
- Descripción de puesto.
- Aviso de privacidad.
- Designación de beneficiarios.
- Alta ante el IMSS.
- Información de nómina.
- Comprobantes de salarios.
- Controles de asistencia.
- Solicitudes de vacaciones.
- Permisos e incapacidades.
- Responsivas de equipo.
- Acuerdos de confidencialidad.
- Constancias de capacitación.
- Cambios de puesto o salario.
- Reportes de incidencias.
- Documentación de terminación.
La Ley Federal del Trabajo obliga a conservar y, en su caso, exhibir contratos, nóminas o recibos salariales, controles de asistencia y comprobantes de vacaciones, aguinaldo, utilidades, primas y cuotas de seguridad social.
Consulta cómo integrar correctamente el expediente laboral de un trabajador.
Documentos recomendables antes del primer día de trabajo
Antes del ingreso del primer empleado, conviene tener preparados:
- Carta oferta.
- Contrato correspondiente.
- Descripción de puesto.
- Aviso de privacidad.
- Designación de beneficiarios.
- Acuerdo de confidencialidad, cuando proceda.
- Carta responsiva de equipo.
- Formato de datos de nómina.
- Alta ante el IMSS.
- Políticas y reglas internas aplicables.
- Control de asistencia.
Cuando se entreguen computadoras, teléfonos, vehículos o herramientas, consulta cómo elaborar una carta responsiva de equipo de trabajo.
Si la persona tendrá acceso a clientes, precios, bases de datos, procesos o estrategias, revisa cómo proteger la información confidencial de tu empresa.
Checklist antes de contratar al primer empleado
Antes de confirmar el ingreso, verifica:
- Quién será legalmente la parte empleadora.
- Si realmente existe una relación laboral.
- Qué tipo de contrato corresponde.
- Si existe una causa válida para utilizar temporalidad.
- Si habrá periodo de prueba o capacitación inicial.
- Cuál será el puesto.
- Qué actividades realizará.
- Cuál será el salario real.
- Cómo se pagarán comisiones o bonos.
- Cuál será el horario.
- Qué sistema registrará la asistencia.
- Qué prestaciones se ofrecerán.
- Si existe registro patronal.
- Cómo se realizará el alta ante el IMSS.
- Cómo se emitirán los CFDI de nómina.
- Qué datos personales se solicitarán.
- Qué equipos serán entregados.
- Qué información confidencial podrá consultar.
- Qué documentos formarán el expediente.
- Quién administrará la relación laboral.
Errores administrativos que también debes evitar
- No reservar presupuesto para cuotas y prestaciones.
- Confundir el salario bruto con el costo total de contratación.
- No calcular vacaciones, prima vacacional y aguinaldo.
- No definir una fecha fija de pago.
- No llevar un control de asistencia.
- Entregar equipo sin identificación.
- Utilizar cuentas y contraseñas compartidas.
- No explicar las reglas internas.
- No documentar cambios salariales.
- No actualizar el expediente.
- Esperar a que exista un conflicto para buscar documentos.
Consulta los documentos laborales que toda empresa debería tener en México.
Preguntas frecuentes sobre la primera contratación
¿Puedo contratar a una persona sin estar constituido como sociedad?
Una persona física puede tener trabajadores y asumir obligaciones patronales. Debe revisar su situación fiscal, registro ante el IMSS, actividad, domicilio y documentación aplicable.
¿El primer empleado puede comenzar antes de firmar?
Puede existir una relación laboral desde que comienza a prestar servicios, aunque todavía no haya contrato. Precisamente por eso conviene firmar antes o al momento del ingreso.
¿Puedo contratarlo inicialmente por tres meses?
Solo debe utilizarse una relación temporal cuando exista una causa legal. La incertidumbre sobre el desempeño no convierte por sí sola un puesto permanente en temporal.
¿Los primeros tres meses siempre son de prueba?
No. El periodo debe pactarse por escrito, respetar los límites legales y garantizar salario, prestaciones y seguridad social.
¿Cuándo debo inscribirlo ante el IMSS?
La inscripción debe realizarse conforme a los plazos legales y conviene efectuarla desde el inicio de la relación para evitar periodos sin cobertura.
¿Debo emitir recibos aunque pague por transferencia?
Sí debe documentarse correctamente la nómina y emitirse el CFDI correspondiente. La transferencia solamente demuestra que se entregó una cantidad.
¿Puedo llamarlo prestador de servicios para evitar prestaciones?
No cuando existe trabajo personal subordinado. La naturaleza se determina por la realidad de la relación, no únicamente por el nombre utilizado.
¿Necesito un aviso de privacidad con un solo trabajador?
El número de personas no elimina las obligaciones relacionadas con el tratamiento de datos personales. Desde el primer expediente deben establecerse reglas de información y seguridad.
¿Qué pasa si ya comenzó y todavía no tengo documentos?
Debe revisarse la situación actual, preparar documentos que reflejen la realidad y evitar alterar fechas, fabricar antecedentes o solicitar firmas en blanco.
¿Puedo resolver todo mediante formatos legales?
Los formatos pueden ayudar cuando la contratación está correctamente definida. Cuando existe una duda sobre la modalidad, un riesgo especial o una irregularidad previa, conviene realizar una revisión profesional.
Consulta cuándo utilizar formatos legales y cuándo necesitas asesoría de un abogado.
Contrata con orden desde el primer día
La contratación del primer empleado no debería improvisarse. Antes de que comience la relación, la empresa debe definir quién contratará, qué modalidad corresponde, cuál será el puesto, cuánto se pagará y cómo se cumplirán las obligaciones de seguridad social, nómina y documentación.
Formalizar correctamente desde el inicio ayuda a prevenir desacuerdos sobre salario, jornada, prestaciones, funciones, antigüedad y terminación.
El Paquete Blindaje Legal de Colabora Legal incluye 25 documentos editables y un manual de uso para apoyar la contratación, operación y terminación de relaciones laborales.
Incluye carta oferta, diferentes contratos laborales, acuerdo de confidencialidad, carta responsiva, Reglamento Interior de Trabajo, actas administrativas, recibo de finiquito, convenio de terminación y otros documentos empresariales.
Conoce el Paquete Blindaje Legal
Para revisar las disposiciones aplicables, consulta la Ley Federal del Trabajo, la Ley del Seguro Social, los trámites patronales del IMSS y la información del SAT sobre comprobantes de nómina.
Aviso: Este contenido es informativo y no sustituye una asesoría jurídica, fiscal o de seguridad social personalizada. Las obligaciones deben revisarse según las características de la empresa, la actividad, el puesto y las condiciones reales de contratación.